Tablero de Control Directivo (TCD)
“Hay que desarrollar el arte de ver los árboles sin dejar de ver el bosque”
Peter Senge
El tablero de control directivo es el panel que abarca a toda la empresa en su conjunto segmentándola por áreas clave y permitiendo monitorear la evolución de cada área a través de indicadores específicos.
Permite diagnosticar de un simple golpe de vista la situación global de la empresa hacia adentro. Conteniendo mediciones de resultados con cifras, coeficiente, porcentajes y todo tipo de indicadores.
Muchas veces los datos que se conocen son los exclusivamente financieros y el tablero puede abrir la posibilidad de conocer otros indicadores que tengan mayor impacto en el largo plazo como se muestra en el siguiente cuadro.
En el tablero deberán estar los datos más relevantes de la organización
que un alto directivo debe conocer, con una visión amplia y aunque sea en forma aproximada.
El estar día a día en la empresa permite conocer situaciones y detectar errores en la información. En estos casos el dato validará lo conocido o le informara de algo que se le escapó al control por observación directa.
El tablero de control tiene la utilidad de formalizar el sistema de información gerencial al más alto nivel y de generar una herramienta que permita la continuidad en el caso de que un alto directivo se desvincule de la empresa, alineando los sistemas de información operativa con la visión de la alta dirección.
En la empresa queda toda la información debidamente detallada como para que quien venga comience donde había terminado el anterior. Que no sea un proceso cíclico sin sinergia.
En empresas organizadas por unidades de negocio puede haber un tablero de control directivo para cada unidad.
Un gerente de unidad que tenga muchos procesos que dependan de él necesitará también de información clasificada por proceso con lo cual podrá requerir un diseño especial en el Tablero.
Como dejamos expresado en otro post, el Tablero de Control operativo como una herramienta muy útil a la hora de tomar decisiones operativas. El tablero directivo, sirve para dirigir hacia adentro.
Es conveniento desarrollar un tablero de contro directivo cuando:
- A) No hay uniformidad de la información gerencial: Porque cada sector se siente dueño de la información y quiere ser su emisor, esto genera propietarios e islas de poder, con la consiguiente pérdida de uniformidad y excesos en la adaptación de la información a los deseos del directivo.
- B) Existe sobrecarga de información: Uno de los problemas de los informes en papel es la multitud de datos que contienen y de copias que se envían a los distintos niveles cuando se supone que es beneficioso expandir la información a la mayor cantidad de destinatarios posibles.
- C) Ampliar la visión del negocio: Uno de los problemas de muchas empresas es la focalización en resultados financieros de corto plazo. Producto de la inestabilidad, la inflación, etc. Uno de los objetivos del tablero y de su metodología es ampliar la visión del negocio que tienen las gerencias generales y particularmente las funcionales.
- D) Necesidad de alinear la información con los objetivos estratégicos: La información del tablero es un primer paso en el proceso de alineación y debe ser coherente con los objetivos estratégicos.
- E) Tener una relación costo-beneficio favorable: La información debe generar más valor que el costo de recopilarla y distribuirla. La información nunca es gratis.
- F) Tener que evaluar una empresa: El Tablero permite tener una radiografía de la situación general de una empresa que pocas herramientas la otorgan. Evaluar su evolución y poder efectuar el benchmarking en los principales indicadores nos puede evitar sorpresas desagradables en el proceso de compra de una empresa o al tener que otorgarle un crédito.
El el proceso de diseño del trablero de contro directivo los primeros pasos importantes son segmentar a la empresa en áreas o temas clave y seleccionar indicadores por área.
- A) Definiendo los temas claves: Lo primero hay que definir como clasificar los temas claves de la empresa.
Las principales características para entender lo que es un área clave son las
siguientes:
a) Son procesos o temas. Las áreas clave son los temas estratégicos para la
empresa.
b) Ninguna área puede quedar condenada al fracaso. Todas las áreas están
relacionadas y algunas tienen impacto directo en las otras, están en íntima relación.
c) Dependen del perfil estratégico. El concepto de áreas clave para la empresa en su conjunto esta más condicionado por el tipo o sector de industria que por la estrategia propia de la empresa.
d) Tienen nombre y apellido. Las áreas no son las tradicionales funcionales, por ejemplo: recursos humanos, comercial, producción, finanzas. Para identificar las áreas es muy importante, y un buen ejercicio que algunas empresas no hacen, no sólo ponerle nombre sino también ponerle “apellido”, sustantivo y adjetivo.
- B) Definiendo los indicadores claves: Los Indicadores seleccionados por área clave deberían reflejar el estado de situación de cada una. Pueden ser datos, índices, coeficientes o cuantificaciones de una realidad cualitativa.a) Un índice es importante pero muchas veces una cifra es más relevante.
La información debe expresarse en una o varias unidades de medida.b) Detectar los indicadores de causa. Los indicadores pueden ser clasificados de manera amplia en reactivos y productivos.c) Ponerse distintos sombreros. Al definir los indicadores es interesante hacer otro ejercicio que consiste en integrar las distintas perspectivas, observando distintos impactos y reglas.
d) La mayoría de los indicadores tienen que surgir de la experiencia. En la práctica a las empresas les cuesta incorporar indicadores que no están usando en el manejo diario.
Los tableros de control deben estar integrados en todo el proceso gerencial de la empresa. Si no es utilizado por la alta dirección es posible que caiga en desuso y, entonces, habremos perdido el tiempo. Por eso es muy importante incorporarlo y lograr su utilización y actualización permanentes.
El Tablero Directivo será uno de los cuatro elementos que conforman un sistema de información con una perspectiva ejecutiva y que para la alta dirección conformará lo que a nivel directivo llamaremos Sistema de Gestión Integral.
Esos cuatro elementos son:
- Tablero de control directivo, que da una visión amplia de todas las áreas y permite diagnosticar la situación.
- Rentabilidad por negocio, que sería la punta del iceberg de un buen sistema de costeo que permita llegar a calcular la rentabilidad por producto, por canal, por cliente, por actividad, etcétera.
- Sistema presupuestario para planear y prever qué es lo que va a pasar económica y el próximo año en la empresa.
- Sistema de control de gestión para lo cual habría que seleccionar aquellos indicadores del tablero mas relevantes y asignarlos por responsables del resultado.