Al igual que el elemento de la planeación el control cuenta con herramientas necesarias para supervisar que los planes y metas de la compañía se cumplan.
Veremos los tipos de control financieros y los de tipo informativo, todos enfocados a beneficio de la organización.
Revisaremos conceptos de los autores Coulter- Robbins y de la autora MÜNCH Galindo, Lourdes de su obra FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN Casos y prácticas.
HERRAMIENTA
Recurso que se utiliza para realizar una actividad o un trabajo.
Para ejercer el control en cada uno de los niveles señalados, la administración emplea diversas herramientas o instrumentos:
CONTROL FINANCIERO
Para poder generar utilidades es necesario que los administradores utilicen controles financieros.
Las razones de liquidez miden la habilidad de una organización para cubrir sus obligaciones. La razón de apalancamiento examina el uso de la deuda de una compañía para financiar sus activos y si una organización es capaz de cubrir los pagos de intereses sobre la deuda. Las razones de actividad evalúan qué tan eficientemente utiliza sus activos una compañía. Por último, las razones de rentabilidad miden qué tan eficiente y eficazmente está utilizando sus activos la compañía para generar ganancias.
PRESUPUESTOS
Es la formulación en términos numéricos de planes para un periodo futuro dado. Los presupuestos son herramientas de planeación y control.
PRESUPUESTACIÓN DE BASE CERO
Esta técnica se ha aplicado generalmente a las llamadas áreas de apoyo que más adelante las comentaremos a detalle, bajo el supuesto de que los gastos de la mayoría de los programas de áreas como comercialización, investigación y desarrollo, personal, planeación y finanzas existe cierto margen de discrecionalidad.
CONTROL DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
El estado de pérdidas y ganancias de una empresa en su totalidad sirve a importantes propósitos de control, debido principalmente a su utilidad para determinar los factores de ingresos y costos inmediatos que explican el éxito o el fracaso.
Ofrece al administrador la oportunidad de influir en los ingresos y egresos y, por lo tanto, en las utilidades, antes de tener que enfrentarse a hechos consumados.
LA ESTADÍSTICA
Es un conjunto de métodos que ayudan en la toma de decisiones en situaciones de incertidumbre.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
En toda organización es imprescindible verificar la ejecución correcta de sus distintas funciones, para comprobar si efectivamente se esta cumpliendo con el programa previsto y los principios en que se basa la organización, corregir errores, fallas, irregularidades o ineficiencias.
Mediante la auditoria administrativa se establecen métodos de control que permiten evaluar el cumplimiento de las reglamentaciones y normas adoptadas con el fin de alcanzar una mayor eficiencia en las áreas involucradas.
La auditora administrativa comprende las siguientes etapas:
- Recolección de la información
- Análisis
- Diagnóstico
- Informe
TECNOLOGIA Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN
Por ultimo definiremos sistema de la información como un sistema formal para la recopilación, integración, comparación, análisis y dispersión de información interna y externa de la empresa de manera oportuna, eficaz y eficiente.
Este sistema tiene que ser adaptado a necesidades específicas y puede incluir información de rutina, como la representada por informes mensuales, información con excepciones, sobre todo en los puntos críticos, e información necesaria para prever el futuro.
Todas estás herramientas son utilizadas en el ultimo paso del proceso administrativo con el único fin de supervisar si se están cumpliendo los planes y objetivos que abarcan todas las áreas de la empresa.
BIBLIOGRAFÍA
ROBBINS P., Stephen y COULTER, Mary. ADMINISTRACIÓN , 10 Edición. México Editorial: PEARSON, 2010 MÜNCH Galindo, Lourdes. FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN Casos y prácticas. México ,TRILLAS 1999