¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y el uso eficaz de los recursos.

Otras definiciones:

Un proyecto es una planificación, que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dados.

Un proyecto es un conjunto ordenado de actividades con el fin de satisfacer ciertas necesidades o resolver problemas específicos. Un proyecto es un plan de trabajo. Por ejemplo, si pienso en crear un centro de formación para jóvenes, recién tengo una idea que debo trabajar.

Atributos de un Proyecto

Un proyecto tiene un objetivo bien definido, un resultado o un producto esperado. Utiliza varios recursos para realizar las tareas. Estos recursos pueden ser diferentes personas, organizaciones, equipo, materiales e instalaciones. Un proyecto tiene un marco de tiempo específico, o una duración finita.

Atributos de producto. Comprende aquellas propiedades físicas, químicas y técnicas del producto, que lo hacen apto para determinadas funciones y usos.

• Objetivo: Producto final, entregable y presupuesto.
  El proyecto debe de tener bien definido su objetivo, así como el resultado esperado. Los objetivos de un proyecto se definen en terminos de alcance, costo y programa.
  
  
• Tareas Interdependientes.
  Un proyecto se realiza mediante varias series de tareas independientes, se podria decir que un numero de tareas no repetitivas que es necesario realizar en un cierto orden con el fin de llegar al objetivo esperado del proyecto.
  
  
• Recursos.
  Al realizar las tareas antes mencionadas se necesitan usar recursos varios, los cuales pueden llegar a incluir diferentes personas, organizaciones, equipos, instalación y materiales.
  
  
• Marco Temporal Finito.
  El proyecto debe de tener un margen de tiempo especifico.
  
  
• Tarea Única.
  
  
• Patrocinador o Cliente.
  Cada proyecto tiene un cliente. La entidad cliente, ya sea una persona, empresa, organización o grupo de 2 o mas personas u organizaciones, es la que se encarga de proporcionar los recursos necesarios para el logro del proyecto.
  
  
• Grado de Incertidumbre.
  Ya para terminar un proyecto tiene un nivel de incertidumbre, antes de comenzar un proyecto se debe de tener plan, el cual será la base para ciertos supuestos y estimandos.
  

Equilibrio de las restricciones

Todos los proyectos a lo largo de su vida tienen desafíos importantes que afectan el éxito del mismo. Con el aumento de la competencia, cada vez más esos desafíos son más restrictivos y pesados para el gestor del proyecto y para las empresas de una forma global.

Esta competitividad puede tener su lado bueno y su lado malo. El lado bueno es la presión para que las empresas desarrollen soluciones/productos más eficientes y los gestores de proyecto una mejor y más eficiente gestión de todos sus proyectos, aprovechando al máximo los recursos, el presupuesto disponible y el tiempo necesario.

• Alcance.
• Calidad.
• Programa/Agenda.
• Presupuesto.
• Recursos.
• Riesgos.
• Satisfacción del Cliente.

Administración de Proyectos

La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.”

(Baker, 1999)

1. Inicio:Análisis de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del proyecto, para determinar su viabilidad.
2. Planeación: Obtenemos en esta fase la ruta de trabajo óptima para alcanzar el objetivo del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con herramientas que permitan una planificación efectiva para el desarrollo de sus actividades.
3. Ejecución: Se detallan las sub-tareas y se pasa a la acción. El equipo debe contar con las herramientas necesarias para poder desarrollar su trabajo lo mejor posible.
4. Monitoreo y control: El seguimiento de proyectos continuo se hace imprescindibles cuando hablamos de administración de proyectos. Por ello, existen técnicas como la del Valor Ganado que hace posible un control continuo de la evolución del trabajo.
5. Cierre: ¿Están las necesidades del cliente cumplidas? ¿Hemos alcanzado el objetivo propuesto? Ahora sólo queda tomar nota de las lecciones aprendidas y decidir si conviene convertir este proyecto en un proceso para su re-utilización. 

Estructura Organizacional de un Proyecto

¿Qué es una Estructura Organizacional Funcional?

Es una forma de organizar los recursos de la compañía, donde cada grupo o componente funcional se concentra en desempeñar sus actividades para apoyar la misión de la actividad de la empresa.

• Equipos interdisciplinarios/ interdepartamentales.
• Asignación de tiempo completo o parcial.
• Estructura de reporte mixto.
• Roles, horarios y tiempos claramente asignados.

Estructura Organizacional por Proyectos

La estructura organizacional define el organigrama de autoridad y control dentro de la empresa. Así se determina cómo funciona la relación jerárquica en la organización. El modo en que esté constituida será crucial para el desarrollo de tus proyectos.

• Las personas se organizan por proyectos.
• Cada proyecto implica una reorganización al iniciar y finalizar.
• Costos y recursos se asignan por proyectos.
• Costos corporativos comunes.

Estructura Organizacional Matricial

La estructura matricial de una organización divide la autoridad, tanto por área funcional y por proyecto. En una estructura de matriz, cada uno de los empleados responde a dos supervisores inmediatos: un supervisor funcional y un supervisor del proyecto. … Este tipo de estructura organizacional tiene varias ventajas.

• Sistema mixto entre funcional y por proyectos.
• Gerencia de proyecto es responsable de los resultados.
• Gerencias funcionales son responsables de proporcionar recursos necesarios.
• Asignación de tiempo a varios proyectos en simultaneo con multi-reportes.

Identificación y Selección de un Proyecto

La selección del proyecto consiste en evaluar proyectos potenciales y luego decidir cuál de ellos debe derivar en su implementación. Los beneficios y las consecuencias, las ventajas y desventajas, los pros y contras de cada proyecto deben considerarse y evaluarse.

Identificación de un Proyecto

• Reconocimiento de una necesidad, problema u oportunidad.
• Una o más opciones para su resolución.
• Identificación por suceso inesperado o planificado.
  
  

Selección de un Proyecto

• Desarrollo de criterios de evaluación.
• Supuestos de cada proyecto.
• Recabar información de cada proyecto.
• Evaluación de los proyectos.
  
  
  

Cédula del Proyecto

Una cédula del proyecto, es un documento que incluye una serie de datos relevantes, y que se presenta ante el patrocinador o cliente, con la finalidad de informar sobre el proyecto y asi conseguir recursos.

Autorización Formal del Proyecto

• Título del Proyecto
  • Propósito (necesidad)
  • Descripción
  • Objetivo
  • Criterios de Éxito
  • Financiamiento
  • Entregables
  • Criterios de aceptación
  • Cronograma de Puntos de Revisión
• Supuestos Clave
• Restricciones
• Principales Riesgos
• Requerimientos de aprobación
• Gerente de Proyectos
• Requerimientos de reportes
• Designado del Patrocinador
• Firma y Fecha de aprobación

Solicitud de Propuesta

Pedido del Patrocinador a quien realice el proyecto:

• Objetivo/Propósito
  • Descripción del Trabajo
  • Especificaciones/Requisitos
  • Entregables
  • Criterios de Aceptación
  • Elementos Suministrados
  • Aprobaciones requeridas
  • Tipo de Contrato (Precio)
  • Condición de Pago
  • Programa y Cronograma
• Formato y Contenido de las Propuestas
• Fecha de Entrega
• Criterios de Evaluación
• Fondos Disponibles (casos excepcionales)