Tablero de control operativo TCO
“Lo más importante ya no es caminar por la empresa -es una pérdida de tiempo-, sino capacitar a la gente para que presente informes útiles. Entonces usted no tendrá que malgastar su tiempo buscando información porque la tendrá al alcance de su mano”.
Peter Drucker
Saber delegar y gerenciar con información resulta una importante ventaja competitiva. Más importante que el diseño y la implementación del Tablero es lograr que se utilice.
Los problemas de organización que tienen las empresa son muy comunes debido a la gran cantidad de información diaria que dificulta el manejo operativo. En consecuencia al querer avanzar en la implementación de tableros de control, es necesario centrarse, en las áreas e indicadores operativos que estratégicos.
El tablero operativo nos debe servir para que en un simple golpe de vista podamos evaluar cómo están evolucionando aquellos indicadores operativos que necesitan ser monitoreados día a día.
El tablero operativo es aquel que permite hacer un seguimiento diario del estado de situación de las finanzas, compras, comercial, producción, logística, etcétera de una empresa, para poder tomar a tiempo las medidas correctivas necesarias. El tablero debe proveer la información que se precisa para entrar en acción.
Cada proceso operativo podría tener un tablero que permitiera dirigir a partir del mismo, cuyo usuario principal sería, normalmente, el gerente funcional del área que correspondiera dentro de la empresa.
Lo importante será usar esa información como diagnóstico e interactuar con la misma fomentando el trabajo en equipo.
Para potenciar su utilidad se hace necesario definir que indicadores ver y como.
En un Tablero operativo las áreas suelen ser procesos y los indicadores son habitualmente muy concretos y conocidos.
El TCO nos debe servir para que de un simple golpe de vista podamos evaluar como están evolucionando aquellos indicadores operativos que necesitan ser monitoreados día a día.
- ES DE INFORMACION RELEVANTE Y CONCRETA.
- PARA CREAR VALOR A TRAVES DEL TIEMPO.
- SIRVE PARA MENTEBER BAJO CONTROL A LA EMPRESA.
- ES PARA TOMAR DECICIONES
El tablero operativo ha resultado muy útil para múltiples y divergentes usos. Internamente ha sido usado tanto para procesos de delegación como de centralización en las decisiones. Ha sido también importante tanto en entornos de alta certidumbre como en momentos de incertidumbre estratégica.
Pero en todos los casos ha habido un común denominador: la necesidad de compartir información entre diferentes niveles y áreas organizacionales.
Entonces ¿Cuándo se debe tener información operativa?
La respuesta es “SIEMPRE”
Ahora nos surge otra pregunta, ¿cuándo conviene tener esta información en un esquema de tablero?
Para saber si el Tablero Operativo es aquel que conviene implementar hay que tenga en cuenta los siguientes items de su estilo:
- Estilo de dirección operativo: Para empresas que cuentan con Directores Generales con alto contenido operativo en su trabajo.
- Proceso operativo clave: Donde los procesos operativos resultaban la clave del negocio.
- Necesidad de controlar a un tercero: Sirve como un primer paso para que el gerente pueda monitorear todo lo que pasa en los turnos y lugares en los que él no está presente.
- Emergencias operativas o financieras: Estratégico es aquello que asegura la supervivencia. Esto queda validado en situaciones de emergencia operativa o financiera, cuando la alta dirección se ve obligada a dedicarse exclusivamente a lo urgente para poder sobrevivir. Entonces la información operativa pasa a ser estratégica.
- Certidumbre estratégica: Hay empresas en las que hay certidumbre estratégica, debido a que las decisiones importantes ya han sido tomadas y están condicionando gran parte del futuro. En estas situaciones las decisiones operativas pasan a ser claves pues la certidumbre en cuanto a las decisiones estratégicas es total, como por ejemplo en el caso de una explotación minera, en el cual la gran decisión de inversión ya fue tomada.
- Procesos de empowerment: Como en todo proceso de delegación la pregunta a hacerse es si las personas en que se está delegando saben, pueden y quieren asumir la parte que les toca. La utilización de un tablero servirá para desarrollar el saber y, tal como señalamos, transmitir y formalizar el Know-how desarrollado, capacitando por medio de ratios.
Se delega funciones. ¡¡¡¡NO LA AUTORIDAD!!!!
Diseño del Tablero de Control Operativo
La mayor dificultad estará en la definición de lo que llamaremos la Arquitectura de la
información, su informatización y obtención de información.
Una vez definidas las áreas e indicadores en el diseño habrá que establecer:
- a) El alcance: Define el período de tiempo incluido en la información. Este puede ser: día, mes, acumulado a la fecha, proyectado a la fecha en que quiera posicionarme.
- b) La apertura es la forma en la cual se puede clasificar la información. Puede ser por : concepto, producto, sector geográfico, unidad de negocio, cliente, etcétera.
- c) La frecuencia de actualización: Hay que definir cada cuánto vamos a actualizar el dato, si lo vamos a hacer on-line o en forma diaria, semanal o mensual.
- d) La referencia: Independientemente de que pueda compararse cada indicador del tablero con múltiples datos o indicadores es muy útil definir para cada indicador una base de referencia sobre la cual calcular los desvíos en una primera instancia.
A estos efectos se pueden definir tres posibles bases:
- Presupuesto inicial y/o revisado
- Objetivo
- Historia.
- e) Parámetros de alarma: Las alarmas en colores (rojo, amarillo y verde) se encienden según los parámetros que se fijen en cada caso.
- f) Gráfico más representativo: Las herramientas posibles de graficación son diferentes tipos de gráficos, tradicionalmente llamados barras, tortas, líneas, etcétera.
- g) El responsable del monitoreo: El concepto de alarma está relacionado con el de responsable del monitoreo. Que el tablero de control sea usado por los altos directivos no significa que tengan que leer obligatoriamente toda la información.